Rechtliche Grundlagen
Reisekosten sind ein Sammelbegriff für Aufwendungen, die anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Diese liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Reisekosten bestehen aus
- Fahrtkosten,
- Verpflegungskosten,
- Übernachtungskosten,
- Reisenebenkosten.
Die steuerliche Behandlung von Reisekosten ergibt sich aus mehreren Rechts- und Verwaltungsvorschriften. Die wichtigsten sind
- § 9 Einkommensteuergesetz,
- Richtlinie 9 der Lohnsteuerrichtlinien,
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020 (BStBl. I S. 1228).
Erstattung vom Arbeitgeber
Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht, dass ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Reisekosten erstatten muss. In vielen Fällen werden die Reisekosten freiwillig ersetzt. Häufig ist der Arbeitgeber auch aufgrund arbeitsvertraglicher Vereinbarung, Tarifvertrag oder beamtenrechtlicher Vorschriften dazu verpflichtet. Dabei gilt der Grundsatz, dass Reisekosten in der Höhe steuerfrei erstattet werden können, wie sie als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung abziehbar wären. Zahlt der Arbeitgeber höhere Beträge, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Ebenfalls zu Arbeitslohn führen pauschale Reisekostenerstattungen, ohne dass entsprechende Aufwendungen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.
Werbungskosten geltend machen
Bezahlt der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. erstattet er weniger als die steuerlichen Höchstbeträge, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung geltend machen. Die erforderlichen Angaben werden bei der Anlage N gemacht. Im Gegensatz zur Arbeitgebererstattung bekommt der Arbeitnehmer hierbei seine Aufwendungen aber nur teilweise zurück. Denn Werbungskosten vermindern lediglich die steuerpflichtigen Einkünfte und damit die tarifliche Einkommensteuer. Keinesfalls dürfen solche Reisekosten als Werbungskosten geltend gemacht werden, die der Arbeitgeber bereits steuerfrei erstattet hat.